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OA系统

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OA系统(OFFICE AUTOMATION),即办公自动化系统。就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作。

目录

概述

办公自动化是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统,自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来,OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展,并成为组织不可缺的核心应用系统。

OA系统旨在改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

OA系统不仅仅是企业办公的一种工具,更应该是一种有思想、有模式的懂管理的软件,目前市场上主流的协同OA系统就为现代企业发展注入了强劲的动力,协同OA系统是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上,结合神经网络的研究成果而设计的协同管理系统。它以动态组织为行为主体,以工作流为传导模型,以任务为处理模型,将组织行为的复杂性通过三者的结合充分表现出来,从而帮助实际组织解决管理过程中的复杂课题。

总体上讲,它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件;它不是孤立存在的,而是与企事业单位其它各类管理系统(如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统)密切相关、有机整合。

层次表现

OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者,便有不同的功能表现:

  • 对于企业高层领导而言:OA是决策支持系统。OA运用科学的数学模型,结合企业内部/外部的信息为条件,为企业领导提供决策参考和依据;
  • 对于中层管理者而言:OA是信息管理系统,OA利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;
  • 对于普通员工而言:OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。

技术范畴:OA是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是OA的前提。如果脱离计算机技术面阔谈OA,无异于痴人说梦。没有计算机技术,OA便成无源之水、无本之木。计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式,提高了工作效率。如:要建立决策支持系统,则需要数据库、OLAP等技术;要建立信息管理系统,则要有数据库、程序设计语言等技术;要建立事务/业务处理系统,则离不开数据库、设计良好的人机界面和工作流控制、OLTP等技术。

企业需求

几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同:

  • 信息化尚未入门的企业*
  1. 由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注OA有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
  • 信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业
  1. 信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。
  • 缺少信息化资金准备的企业
  1. 信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。
  • 已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业
  1. 办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

OA发展系统的方向

随着人们对OA的熟悉程度加深,传统OA如公文传递,人事,协作等功能已经不能满足企业日常办公需要,很多企业管理者对OA提出了新的要求,金融危机下,很多公司为了控制费用预算,希望把传统的费用报销流程整合到OA审批流程里,且希望有效管理资产,如资产的领用,流转, 报修,报废等管理过程也希望整合到OA流程中,还有诸如,视频会议等等。

目前对传统OA需求呼声最高的还是,希望能把OA扩展到手机上,公司管理者随时可以看到待审批事件。

OA发展到现在,其内涵已经发生了根本的转变,从最初的文档管理发展成为企业的信息化中心平台,可以说是完成了从一个士兵到将军的转变。当然,这个转变从理念上说已经完成,但从应用上来说还刚刚开始,我们可以肯定的说,OA平台化的时代已经到来。

OA之所以要向平台化的方向发展,就是因为OA的作用正从行政管理转移到行政、业务兼管,从沟通转移到协作,从单一应用转移到系统整合。在OA行业,一直是需求推动技术的发展,OA这种转变正是近年来乃至未来企业发展的重要需求所致。

OA要想解决以上的问题,必须具有平台化的特征,这个平台必须具有充分的开放性和灵活性,允许用户方便的自定义各种业务流程和表单,和其他系统进行数据整合,生成各种统计报表。传统的PHP技术开发的OA因为不具有平台性而正在逐渐被淘汰,目前最具代表性的OA平台一般都是JAVA技术开发,在这种OA平台上,在业务中做沟通,而不是在沟通中做业务,沟通、业务、组织都是协同一致的。

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参考来源

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